Microsoft er med sine Office-programmer den største produsenten av programvare for kontoret, og med sin dominerende stilling, har de også definert standarden for utveksling av informasjon. Den store fordelen med en slik standard er selvfølgelig at alle kan sende filer til hverandre og at mottakeren uten problemer kan lese og arbeide videre med disse filene. Dokumentstandardene gir oss muligheten for fri utveksling av informasjon. Ulempen med at standarden er definert av bare én kommersiell aktør, er at vi blir avhengige av programmene fra denne ene produsenten.
Den sittende regjeringen med statsråd Heidi Grande Røys i fornynings- og administrasjons-departementet i spissen har forsøkt å endre på dette. De har erklært at de vil bruke åpne dokumentformater i sin kommunikasjon med publikum og næringsliv og de støtter bruken av fri programvare.
Offentlige virksomheter i vårt distrikt er også aktive for å ta i bruk åpne løsninger. Møre og Romsdal fylke har et aktivt miljø som aktivt benytter åpne løsninger til en rekke ulike tjenester for de videregående skolene.
Ålesund kommune gjennomfører for tiden et stort prosjekt der åpne systemer tas i bruk av lærere og elever i alle grunnskolene. Ålesund ligger helt i front i denne utviklingen, og det er et svært omfattende prosjekt de nå gjennomfører med relativt små ressurser.
Åpne løsninger blir også brukt av det private næringslivet. Det er mest nærliggende å nevne at mange bedrifter har åpne løsninger på tjenermaskinene som leverer e-post og webtjenester. Faktisk kjører nesten halvparten (pr juni 2009) av alle webservere på Apache som er den mest populære åpne løsningen.
Åpne programmer utvikles i prinsippet på dugnad og alle kan videreutvikle slik de ønsker på betingelse av at de fortsetter med å la andre få tilgang til det som lages. Noe forenklet kan vi si at programmer med åpen kildekode er gratis for alle, mens vi må betale lisenser for å bruke de kommersielle programmene.
Microsoft og andre dominerende aktører i IKT-bransjen vil forsøke å lage løsningene slik at kundene blir avhengige av dem. Dette kalles innlåsing og er dessverre en vanlig strategi. Microsoft har i flere ulike saker blitt etterforsket og bøtelagt av konkurransemyndighetene både i USA og i EU nettopp for slik urimelig og ulovlig praksis.
Det er også vanlig at programvare selges svært billig, men at kundene blir tvunget til å kjøpe dyre konsulenttimer i tillegg. Programvaren blir da med hensikt laget slik at tilpasninger er nødvendige for å få et system som fungerer i praksis. I tillegg vil det ofte være formelle eller kompetansemessige betingelser som setter krav til at bare leverandørens konsulenter kan utføre de nødvendige endringene.
Det er selvsagt ikke bare de store, internasjonale selskapene som benytter seg av slike metoder. I alle bransjer og i alle sektorer i det offentlige er det spesialiserte IKT-systemer, såkalte fagsystemer i bruk. Det er ofte få tilbydere av disse systemene og dermed lite konkurranse. Likevel brukes innlåsing som virkemiddel.
For de kundene som blir låst til en leverandør, vil det være nærliggende å se seg om etter alternativer og oppmerksomheten faller lett på åpne systemer. Behovene i en bransje eller i en sektor innen det offentlige er tilsynelatende like og det kan være fristende å sette i gang et felles prosjekt for å utvikle alternative løsninger. Bærum kommune har som eksempel vært initiativtaker til utviklingen av et økonomisystem basert på åpen kildekode.
Med støtte fra regjeringen ble det i 2007 etablert et nasjonalt senter for fri programvare i Drammen, og de har som et av sine mål å stimulere til at offentlige og private virksomheter tar i bruk fri programvare. Den rød-grønne regjeringen har altså satset en del på IKT-generelt og på fri programvare spesielt, og i et valgår vil det helt sikkert komme lovnader om videre satsing fra de fleste partiene.
IKT-løsninger er nå en integrert det av alle virksomheter, og overgang til nye løsninger krever endringer på mange plan. Fordi det vanligvis omfatter så mange, vil den mest kostbare delen av et IKT-prosjekt i de fleste tilfeller være opplæring av de ansatte. Dette kan være kostnader som syns i form av timer til opplæring og tapt arbeidstid, eller det kan være kostnader som ikke syns fordi innføringen av et nytt system fører til lavere produktivitet i hele den berørte organisasjonen i en periode.
Et annet punkt som vanligvis undervurderes er kostnaden med å overføre all informasjonen fra et gammelt system til et nytt. De fleste med datakompetanse vil mene at dette er en enkel sak som utføres på slutten av prosjektet. De vil vanligvis ha alt for enkle modeller av de to systemene og derfor antar de feilaktig at det skal være mulig å løse det med en dataeksport fra det ene systemet og så en import til det nye. I praksis vil det være mer problematisk.
En komplisert datastruktur er ofte en del av innlåsingsstrategien fra den gamle leverandøren, og det vil kunne bli svært dyrt å kjøpe konsulent-tjenester i en slik situasjon. Eksportfunksjonen og det å ha tilgang til sine egne data på et format som er uavhengig av systemleverandøren, må derfor prioriteres gjennom hele systemets levetid. Det er vanligvis for sent å be om en slik funksjon når man er i ferd med å flytte over til en ny løsning.
At systemene er store og omfattende bidrar til at mange dataprosjekter tar for lang tid og koster mye mer enn planlagt. En oppdeling i mindre moduler, fokusering på delfunksjoner og rutinemessig utveksling av informasjon på standardiserte formater, vil sannsynligvis være en mye bedre strategi enn å satse på et stort system.
Alt tyder på at informasjonsbehandling via nettet vil bli vanlig innen få år. De store aktørene snakker alle om nettskyen (cloud computing) som en kommende teknologi, og selv om det er ganske stor forskjell på hva de legger i dette luftige og ulne begrepet, er det liten tvil om at utviklingen går i en slik retning. Et konkret eksempel er at Google som lenge har vært størst på søking, nå utfordrer Microsoft ved å tilby gratis tjenester via nettet med mange av de samme funksjonene som Office-programmene.
En kan lett se for seg at det i framtida vil være rimelig tilgang til standardiserte datatjenester via nettet. Og det vil mest sannsynlig være mest effektivt for virksomhetene å benytte seg av en kombinasjon av standardtjenester og spesial-løsninger som de får utviklet for sine spesielle behov. Og da vil det igjen være viktig å ha full styring med sin egen informasjonsflyt og formatene til virksomhetens informasjon.
For å unngå innlåsing må derfor systemeiere sørge for gode funksjoner for å eksportere informasjon i åpne formater.