Arbeidsgivers innsynsrett i ansattes e-post har vært tema i media i det siste, og for å sette saken i perspektiv, er det naturlig å se på hvordan e-post brukes i arbeidslivet. En sammenligning med andre informasjonskanaler og informasjonsbærere som ligner på e-post, vil også være nyttig før man trekker konklusjoner om innsynsretten.
Elektronisk post har på mindre enn 10 år blitt et verktøy som svært mange bruker både i sitt daglige arbeid og til personlig kommunikasjon med familie, venner og bekjente. Den raske utbredelsen og aksepten er et bevis på at nytteverdien er stor både for den enkelte og virksomhetene. Men ettersom det har blitt innført relativt fort, burde det ikke forbause noen at det nye verktøyet også har ført med seg noen ulemper.
De to mest åpenbare ulempene er datavirus og reklame som spres per e-post. Virus er programmer som er laget for å spre seg og i noen tilfeller for å ødelegge, og de kan altså utnytte svakheter og feil i e-postsystemene for å spre seg til nye mottakere. Å lage og sette i gang spredning av datavirus kan ikke sies å være noe annet enn rent hærverk, og politiet jakter på opphavsmennene. For å beskytte seg, må man installere antivirusprogrammer som kontrollerer e-posten og disse må hele tiden holdes oppdatert for å bekjempe problemet.
Uønsket reklame som sendes per e-post er også til ulempe for mange. Totalt useriøse avsendere bruker alle knep for å nå så mange som mulig med sine meget tvilsomme tilbud. Seriøse tjenesteleverandører samarbeider om å få stoppet utsendelsene, men svindlerne flytter seg fort og dukker stadig opp under nye navn og identiteter. De bruker mange utspekulerte metoder for å skaffe seg adresser, og selv det mest troskyldige kjedebrevet med ideelt innhold kan være satt i gang bare for å fange opp flest mulig adresser. Adresselister ser også ut til å være handelsvare, og har man først havnet på en liste, er det ikke så lett å bli kvitt problemet uten å bytte ut sin egen adresse. For å forebygge bør man være kritisk til hvor man legger igjen e-postadressen sin, og kanskje gå så langt at man bruker en midlertidig adresse når man registrerer seg i distribusjonslister og lignende.
Mens det for noen år siden var vanlig å høre klager over at de ansatte fikk for lite informasjon om viktige saker på arbeidsplassen sin, er det nå mange som hevder at de får for mange meldinger i innboksen sin og at mye av det de får er irrelevant eller uaktuelt for dem. Særlig i større organisasjoner er det mange som klager over dette. Adresselister gjør det enkelt å sende informasjon til mange, og ingen kan hevde at de ikke har fått informasjon om en sak dersom det er sendt en melding til hver enkelt ansatt. Det er viktig å huske på at det går med litt arbeidstid for alle som mottar en melding, og at summen av litt tid for mange er en kostnad for organisasjonen.
Store mengder inngående e-post fører også til at det blir vanskelig å prioritere. Både prioritering mellom de ulike meldingene og prioritering av hvor mye tid man skal bruke på å behandle og svare på e-post i forhold til andre oppgaver som skal utføres. I denne prosessen er delegering ved videresending av e-post mye brukt, og e-post blir dermed en del av formelle eller uformelle rutiner i organisasjonen. Dette er etablert praksis mange steder, men rutinene som organisasjonen har for å ta vare på denne informasjonen ser ut til å henge litt etter.
E-post som kommunikasjonsform sitt største fortrinn er at meldingene går direkte fra person til person, men uten at de behøver å være på samme sted eller tilstede samtidig. Bruken av e-post har altså medført mye mer direkte kontakt mellom personer i forskjellige organisasjoner, og avtaler som bestillinger og ordrebekreftelser eller endring av spesifikasjoner blir gjort direkte med enkeltpersoner uten at organisasjonenes rutiner for kvalitetssikring nødvendigvis er involvert. Det er likevel vanlig at e-post lagres over lang tid, og at det er mulig både for avsender og mottaker å gå tilbake i sitt e-postarkiv for å sjekke hva som ble skrevet. Dette kan skape problemer i forhold til hvem som har fullmakt til å forplikte firmaet, og for å sikre kontinuitet dersom en person av en eller annen grunn må ta over oppgaver fra en annen, er det nødvendig at arbeidsgiver har rett til å gå inn i arkivene til den enkelte ansatte.
Rutinene for kvalitetssikring er laget for, og ofte bedre tilpasset papirbasert kommunikasjon som brev og telefaks. Vi finner det alle helt naturlig at både inngående og utgående brev og fakser skal journalføres, inngå i en saksbehandlingsrutine og tilslutt arkiveres for senere å kunne dokumentere hva som er gjort. Det er helt opplagt for alle at denne kommunikasjonen helt og holdent er organisasjonens eiendom, og ingen stiller spørsmål ved det. Private brev og fakser blir nok også sendt, men disse holdes helt utenfor alle rutiner for journalføring og arkivering og skaper derfor ingen konflikter med hensyn til innsyn og/eller eiendomsrett.
Telefonsamtaler er selvsagt mye mer private i sin karakter enn brev og fakser, men mediet er så flyktig at det heller ikke oppfattes som bindende. Det er ikke vanlig praksis verken i næringslivet eller i offentlig forvaltning å avlytte eller gjøre opptak av telefonsamtaler. Det som er avtalt per telefon vil vanligvis bli bekreftet skriftlig dersom det er inngått en avtale. Det er akseptert på de fleste arbeidsplasser at ansatte bruker telefonen også til private formål, men det er underforstått at omfanget begrenses i arbeidstiden. Når det gjelder ansatte som har mobiltelefon betalt av arbeidsgiver er det derimot akseptert at en del av telefonsamtalene er private. Skattemyndighetene krever til og med at arbeidsgivere anslår hvor mye mobiltelefonene brukes til private samtaler, og lønnsmottakere må betale skatt av det.
Det er også vanlig og de fleste steder akseptert at ansatte bruker bedriftens e-postsystem til å sende private meldinger, men det er denne blandingen av private meldinger og bedriftens meldinger i et og samme system som gir opphavet til konflikt om arbeidsgivers innsynsrett og eiendomsrett til e-post. E-postsystemet på jobben er organisasjonens verktøy, og blir i sin helhet betalt av arbeidsgiver. Og som vi har konstatert tidligere, er e-post i dag i praksis en helt integrert del av saksbehandling og forretningsførsel, og det er derfor helt nødvendig og naturlig at arbeidsgiver har råderett over innholdet i ansattes e-post. Ansatte på sin side må være klar over at dette er situasjonen, og de bør derfor unngå å sende e-post fra jobben med innhold som arbeidsgiver og kollegaer ikke bør ha innsyn i.
Det finnes mange gode og lett tilgjengelige webbaserte e-postløsninger, og det er billig for den enkelte å skaffe seg en adresse. Problemet med innsynsretten til e-posten ville forsvinne dersom alle brukte en privat adresse til all kommunikasjon av privat karakter, mens de forbeholdt kommunikasjonen i arbeidsgivers system til det som har med arbeidsoppgavene å gjøre.
Praksisen med å videresende kopier av meldinger gjør at den som skriver en melding ikke har full kontroll over hvor innholdet til slutt kan ende opp og det burde få noen og enhver av oss til å tenke oss litt lenger om før vi klikker på send-knappen.
E-post har ved sin raske utbredelse bevist at det er en god og effektiv kommunikasjonskanal, men vi må være villige til å tilpasse våre rutiner og vaner for å unngå de ulempene den kan medføre.